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Brik - Gestion immobilière

Quittance de loyer : modèle, mentions obligatoires et envoi automatique

La quittance de loyer atteste que le locataire a payé son loyer et ses charges pour une période donnée. Le bailleur doit la remettre gratuitement dès que le locataire la demande (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), par courrier ou par e-mail. Avec Brik, elle est générée et envoyée automatiquement chaque mois, dès le paiement reçu.

Mis à jour le · textes vérifiés sur Légifrance

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Aperçu d'une quittance de loyer générée dans Brik

Modèle de quittance de loyer : les mentions à faire figurer

Aucun formulaire officiel n'est imposé. Une quittance est valable dès qu'elle identifie les parties, le logement, la période et le détail des sommes reçues. Les mentions ci-dessous sont celles qu'une quittance complète doit porter.

  1. Nom et adresse du bailleur (ou de son mandataire)
  2. Nom du locataire
  3. Adresse du logement loué
  4. Période concernée (le mois, ou les dates de début et de fin)
  5. Montant du loyer hors charges
  6. Montant des charges (provisions ou régularisation), à part
  7. Total payé et date du paiement
  8. Mention « acquitté » ou « reçu pour solde de la période »
  9. Date d'émission et signature du bailleur

Le détail loyer / charges est la seule mention exigée par la loi : la quittance « porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges » (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Le dépôt de garantie n'y figure jamais : il donne lieu à un reçu distinct.

Télécharger le modèle de quittance à remplir (PDF & Word)

Exemple de quittance remplie
BailleurSCI Les Tilleuls, 12 rue des Lilas, 59000 Lille
LocataireMarie Martin
LogementAppartement 2e étage, 8 rue Nationale, 59800 Lille
Périodedu 1er au 31 mars 2026
Loyer hors charges802,00 €
Provision pour charges48,00 €
Total reçu le 3 mars 2026850,00 €
MentionAcquitté pour la période ci-dessus

Quand remettre la quittance, et à quelles conditions ?

Dès le paiement intégral

La quittance se délivre une fois le loyer et les charges de la période entièrement réglés. En cas de paiement partiel, le bailleur remet un reçu pour acompte, pas une quittance.

Sur demande du locataire, gratuitement

L'obligation naît de la demande du locataire ; aucun frais d'émission ni d'envoi ne peut lui être facturé. Rien n'interdit de la lui adresser chaque mois sans attendre : c'est ce que fait Brik.

Par e-mail, si le locataire l'accepte

La transmission dématérialisée est prévue par la loi depuis 2014, avec l'accord exprès du locataire. Le PDF envoyé a la même valeur que le papier. Les quittances se conservent au moins trois ans après la fin du bail.

Pour aller plus loin : remplir une quittance, régulariser des quittances en retard, quittance et dépôt de garantie, envoyer la quittance par e-mail.

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Les étapes.

Locataire

Annie Charly

annie.charly@gmail.com

Loyer

650,00 €

Charges

35,00 €

Propriétaire

Georges Dupond

georgesdupond@gmail.com

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Guide complet : Tout savoir sur la quittance de loyer

Obligations légales, mentions obligatoires et bonnes pratiques pour les propriétaires

Obligations légales du propriétaire

Selon l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande, sous réserve que le paiement ait été effectué intégralement.

  • • Gratuite : Aucun frais ne peut être facturé au locataire
  • • Sur demande : Le locataire doit en faire la demande explicite
  • • Paiement intégral : Uniquement si le loyer et charges sont payés

Mentions obligatoires sur une quittance

Informations locataire :

  • • Nom et prénom du locataire
  • • Adresse du logement loué

Informations propriétaire :

  • • Nom et adresse du bailleur

Détails financiers :

  • • Montant du loyer hors charges
  • • Montant des charges
  • • Période concernée

Informations légales :

  • • Date d'émission
  • • Mention "Quittance de loyer"
  • • Mode de paiement

Différences importantes à connaître

DocumentObjectifQuand l'utiliser
Quittance de loyerPreuve de paiementAprès encaissement du loyer
Avis de loyerDemande de paiementAvant échéance du loyer
Appel de loyerRelance de paiementEn cas de retard de paiement

Comment remplir une quittance de loyer facilement avec Brik ?

1

Génération automatique en 30 secondes

Brik remplit automatiquement toutes les mentions obligatoires (noms, adresses, montants) directement depuis vos données. Plus d'erreurs, plus de perte de temps.

2

Mentions obligatoires de l'article 21 incluses

Les mentions obligatoires de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 sont imprimées sur chaque quittance, à partir des données de votre bail.

3

Envoi par e-mail et suivi

Envoi automatique par e-mail au locataire, avec la date d'envoi gardée dans le suivi du loyer.

4

Archivage automatique et accessible

Conservation sécurisée dans votre espace Brik. Accès 24h/24 à l'historique complet de vos quittances pour déclarations fiscales et contrôles.

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Usages et cas pratiques de la quittance

Quand et pourquoi utiliser une quittance de loyer

Justificatif de domicile

Acceptée par les administrations comme preuve de résidence pour démarches officielles.

Preuve en cas de litige

Document juridique valable devant les tribunaux pour prouver les paiements.

Suivi par synchronisation bancaire

Permet au locataire de constituer un historique de ses paiements de loyer, détectés automatiquement via synchro bancaire.

Dossier de candidature

Utile pour constituer un dossier de location pour un nouveau logement.

Déclaration d'impôts

Justificatif pour certaines déductions fiscales ou aides au logement.

Cas particuliers

Quittances pour logements meublés et commerciaux

  • Logement meublé : Mentions identiques + détail des équipements si demandé
  • Bail commercial : Ajouter le numéro SIRET et la nature de l'activité
  • Colocation : Une quittance par colocataire ou quittance globale selon l'organisation
  • Paiement partiel : Reçu de paiement partiel en attendant le solde

Quittance de loyer : obligations, modèles et conseils pratiques

La quittance de loyer est un document essentiel dans la relation locative qui atteste du paiement effectif du loyer et des charges par le locataire. Contrairement aux idées reçues, sa délivrance n'est pas automatique mais devient obligatoire sur demande du locataire selon l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

Valeur juridique et conservation

La quittance constitue une preuve légale de paiement opposable en justice. Elle doit être conservée pendant toute la durée du bail et 3 années supplémentairesaprès la fin de la location (prescription des dettes de loyer). Cette conservation est recommandée tant pour le bailleur que pour le locataire.

Modèle type et mentions obligatoires

Un modèle de quittance conforme doit impérativement contenir : l'identité complète des parties, l'adresse du logement, la période concernée, le détail des sommes (loyer hors charges et charges), la date d'émission et la signature du bailleur. Aucun frais ne peut être facturé au locataire pour sa délivrance.

Erreurs fréquentes à éviter

  • Confondre quittance (après paiement) et avis de loyer (avant échéance)
  • Omettre la signature du bailleur ou les mentions obligatoires
  • Délivrer une quittance en cas de paiement partiel du loyer
  • Facturer des frais de dossier pour l'établissement de la quittance

Dématérialisation et nouvelles pratiques

La quittance électronique est parfaitement légale et de plus en plus utilisée. Elle doit respecter les mêmes mentions que la version papier et être accessible au locataire de manière permanente. Les plateformes de gestion locative simplifient cette démarche en automatisant la génération et l'envoi.

Bon à savoir : En cas de paiement par virement bancaire, le relevé bancaire ne remplace pas la quittance car il ne détaille pas la répartition loyer/charges ni l'adresse du bien concerné.

Pour aller plus loin

Avis d'échéance et quittances envoyés automatiquement, chaque mois.

Essayer Brik gratuitement

Questions fréquentes sur les quittances de loyer

Dans Brik, la quittance se génère depuis la fiche de la location : une fois le loyer et les charges encaissés (détectés par la synchronisation bancaire, ou enregistrés à la main), vous cliquez sur « Générer la quittance ». Le PDF reprend toutes les mentions obligatoires et part au locataire par e-mail, chaque mois, sans ressaisie. Les quittances sont incluses dès la formule Basic (4,90 €/mois), avec 14 jours d'essai gratuit.

Pour une quittance ponctuelle, un modèle PDF ou un générateur en ligne gratuit suffit : vous remplissez les mentions obligatoires et envoyez le document vous-même. Pour un envoi automatique chaque mois, il faut une application de gestion locative : chez Brik, les quittances et avis d'échéance sont inclus dès la formule Basic à 4,90 €/mois, et leur envoi automatique avec la formule Complète — avec sa synchronisation bancaire, la quittance part toute seule dès que le virement du locataire est rapproché du loyer (référence du bail dans le libellé ou règle mémorisée ; sinon, Brik vous propose le virement en un clic). L'essai est gratuit pendant 14 jours.

Oui, selon l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire bailleur doit délivrer gratuitement une quittance de loyer à tout locataire qui en fait la demande. Cette obligation s'applique dès lors que le loyer et les charges ont été intégralement payés. Refuser de délivrer une quittance constitue une infraction passible d'amende. La quittance doit mentionner obligatoirement le détail des sommes versées (loyer, charges, autres).

Une quittance légale doit contenir : nom et adresse du propriétaire, nom et adresse du locataire, adresse du logement loué, période de location concernée, montant du loyer hors charges, montant des charges (provisions ou régularisations), montant total payé, date de paiement, signature du propriétaire ou de son mandataire. L'absence de l'une de ces mentions peut rendre la quittance juridiquement invalide.

Oui, la loi n'impose pas de support papier. Une quittance envoyée par email (PDF) ou SMS a la même valeur légale qu'une version papier, à condition qu'elle contienne toutes les mentions obligatoires et soit acceptée par le locataire. Brik génère des quittances numériques conformes et permet l'envoi automatique par email avec accusé de réception pour assurer la traçabilité.

L'avis d'échéance (ou avis de loyer) informe le locataire du montant à payer avant l'échéance. Il n'est pas obligatoire mais recommandé. La quittance atteste du paiement effectif après encaissement. Seule la quittance est obligatoire sur demande du locataire. Brik génère automatiquement les deux : avis d'échéance avant le paiement et quittance après réception des fonds.

En cas de paiement partiel, vous ne devez pas délivrer de quittance, mais un reçu partiel mentionnant clairement 'Reçu pour acompte' ou 'Paiement partiel'. Ce document doit préciser la somme reçue, la période concernée, et le solde restant dû. Une vraie quittance ne peut être émise que lorsque la totalité du loyer et des charges de la période a été payée.

Le propriétaire doit conserver les quittances de loyer pendant 10 ans minimum (article L145-60 du Code de commerce). Cette durée correspond au délai de prescription des créances de loyers. Le locataire doit également les conserver, notamment pour justifier de ses paiements en cas de litige ou pour constituer un dossier pour un nouveau logement. Brik archive automatiquement toutes vos quittances sans limite de durée.

Non, c'est formellement interdit. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 précise que la quittance doit être délivrée 'gratuitement'. Aucun frais de traitement, d'envoi postal, de timbre ou de gestion ne peut être facturé au locataire. Cette interdiction s'applique même si le bail prévoit une clause contraire, qui serait considérée comme abusive et donc nulle.

Oui, la quittance de loyer fait partie des justificatifs de domicile officiellement reconnus par l'administration française. Elle doit dater de moins de 3 mois et contenir toutes les mentions obligatoires. C'est souvent le document le plus facilement accepté par les banques, employeurs, et administrations pour prouver sa résidence. Veillez à ce qu'elle soit claire, complète et signée.

Vous pouvez établir rétroactivement des quittances pour tous les loyers effectivement payés, même anciens. Indiquez clairement sur chaque quittance la période exacte concernée et la date réelle du paiement. Si plusieurs mois sont concernés, émettez une quittance distincte pour chaque mois plutôt qu'une quittance globale. Brik permet de générer facilement des quittances rétroactives avec les bonnes dates et montants.

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